El reto: agilizar el proceso de recepción de visitas
El principal reto al que se enfrenta Repsol a la hora de gestionar sus visitas, es el tiempo que invierte su personal de recepción en registrar a los asistentes que acuden a su sede. Llevar a cabo de forma manual este proceso, supone para la compañía una gran inversión en tiempo y recursos, además de afectar negativamente a la experiencia del usuario.
Hasta ahora, el organizador de las visitas enviaba una invitación por correo electrónico al asistente y, el día de la reunión, era registrado e identificado en recepción por el personal. Este registro duraba alrededor de 8 minutos al tener que pedir y escanear documentos de identidad, avisar al organizador y entregar una credencial física a cada visitante. De esta manera, el proceso de acceso se convertía en un cuello de botella que generaba esperas y aglomeraciones indeseadas, además de ocupar en exceso el tiempo de trabajo del personal de recepción.
Por este motivo, Repsol busca una alternativa para automatizar y agilizar el proceso de recepción de sus visitas y mejorar la experiencia de los usuarios que acuden a su sede.
La solución: un proceso de recepción digitalizado y desasistido
Veridas ha desarrollado una solución de verificación de identidad y gestión de accesos que permite mejorar exponencialmente la recepción de visitas de una compañía, transformándola en un proceso desasistido, ágil y centralizado.
Esta solución facilita que todos los visitantes se registren en remoto, y al llegar a Repsol puedan hacer check-in y acceder de forma rápida y cómoda. Evitando identificarse en recepción y las largas esperas.
Registro previo en remoto
Para poder utilizar el sistema, el anfitrión debe enviar un link al visitante para que pueda registrarse y solicitar una visita. El proceso consta de los siguientes pasos:
- Onboarding digital: El visitante captura el anverso y reverso de su documento de identidad y se saca un selfie. De esta forma, Veridas verifica que el documento es veraz y que pertenece a quien está completando el proceso.
- Solicitud de la visita: Tras el registro, el visitante ya puede solicitar una visita en el portal web de Veridas. Una vez solicitada, el anfitrión decide aceptar o rechazar la visita.
- Recepción QR biométrico: Si el anfitrión acepta la visita, el usuario recibe un QR biométrico (patentado) con el que hará check-in y accederá a las instalaciones de Repsol.
Este proceso dura menos de 1 minuto y puede realizarse desde cualquier lugar a través de un dispositivo móvil y de manera previa la visita.
Check-in y acceso por reconocimiento facial
El día de la visita, el usuario se presenta en la recepción de Campus Repsol y confirma su llegada presentando el QR biométrico en los terminales de check-in. Al completar esta acción, el anfitrión recibe una notificación de que el visitante ha llegado y está esperando.
A la hora de la visita, el visitante accede a través de terminales de reconocimiento facial integrados en los tornos de acceso, que registran el horario de entrada y salida permitiendo llevar el control de todos los accesos y visitas que tienen lugar en las instalaciones de Repsol en tiempo real.
Más de 300 visitantes disfrutan al día de este sistema
Confiar en la solución de Veridas ha revolucionado el proceso de recepción de visitas de Repsol, convirtiéndolo en un proceso digitalizado y desasistido más ágil y cómodo para la compañía y mejorando la experiencia de acceso a más de 300 visitantes cada día. Además, Repsol consigue:
- ROI < 1 año con recepción desasistida
- Conveniencia: proporciona facilidad en la gestión de visitas para todas las personas que necesiten entrar al recinto.
- Seguridad: incrementa la seguridad del centro aportando la certeza de que solo entran personas con derecho de acceso a ese recinto.
- Rapidez: el sistema asegura una velocidad de entrada de menos de 1 segundo.
- Gestión y monitorización de todas las visitas en tiempo real
