Desde marzo de 2019, en España es obligatorio para cualquier empresa llevar un registro de las horas trabajadas por sus empleados, lo que solemos conocer como sistema de “fichaje”. Esta normativa aplica tanto a trabajos presenciales como trabajos a distancia o teletrabajo, y obliga a las empresas a contar con un sistema de registro de la jornada laboral.
Sin embargo, la normativa no establece cuáles son los métodos que deben seguir las empresas para cumplir con esta ley. Es aquí donde las empresas se enfrentan al primer problema, elegir un sistema seguro y eficiente.
Existen diversas opciones que van desde las más manuales como registros en hojas de cálculo hasta programas de ordenador o lectores de tarjetas o códigos.
El incumplimiento de esta normativa puede acarrear sanciones de hasta 6250 euros por trabajador.
¿Cómo cumplir con la normativa de fichaje de manera ágil y eficiente?
Proporcionar un registro preciso y fiable del tiempo trabajado por los empleados, ayuda a garantizar que se respeten sus derechos laborales y se cumplan las obligaciones fiscales y de seguridad social. Pero, ¿cuál es el mejor sistema para cumplir con esta normativa?.
Esa pregunta se hacía Bildu Lan, una empresa navarra del sector industrial que estaba en busca de una solución que le permitiese cumplir con la normativa sin perjudicar la experiencia de sus empleados.
Hasta el momento, los empleados de Bildu Lan accedían a sus puestos de trabajo con un “tag” o credencial de acceso. Este sistema planteaba varios inconvenientes:
- Fricción de cara a los empleados: Tener que llevar un dispositivo físico siempre acarrea inconvenientes como la pérdida o el mal funcionamiento.
- Incertidumbre sobre la identidad: Confiar únicamente en sistemas de identificación basados en la posesión (algo que tenemos), plantea varios riesgos de seguridad, ya que pueden ser robados o utilizados por otras personas ajenas al titular. Son, por tanto, un control de credenciales y no de identidades.
Biometría facial, cumplimiento de la normativa y mejora del sistema de fichaje y acceso de empleados
El sistema de gestión de empleados de Veridas resuelve dos problemas con una única solución:
- Control de fichaje: Los empleados pueden fichar cómodamente gracias al reconocimiento facial, sin necesidad de llevar tags o tarjetas, o recordar claves o contraseñas.
- Control de acceso: Al mismo tiempo que registran su jornada, el sistema de acceso con reconocimiento facial les permite acceder al edificio sin llaves o tarjetas.
“Para nosotros es un avance. Necesitábamos seguridad y control y Veridas integra las dos cosas” “Es un plus de seguridad porque sabes que nadie va a dejar su tag a otra persona y nadie se va a colar en las instalaciones.”
¿Cómo funciona este sistema?
Para su puesta en marcha el sistema consta básicamente de 2 fases:
- Registro de los empleados: Este puede realizarse de forma autónoma por los empleados a través de un proceso de onboarding digital que verifica su identidad en menos de 1 minuto desde su propio smartphone.
- Acceso y fichaje simultáneos: Una vez registrados, los empleados se presentan ante el terminal de acceso biométrico y son reconocidos por el sistema, que registra su jornada laboral, al mismo tiempo que les concede el acceso a las instalaciones.
Con la incorporación de este sistema, Bildu Lan ha conseguido no solo cumplir con la normativa relativa al control de la jornada laboral, sino que ofrece a sus empleados una experiencia cómoda y sin fricciones.
“Hemos tenido diferentes maneras de controlar los fichajes, pero este sistema mejora los programas que teníamos. No hacen falta tarjetas, nadie te va a engañar. Es más cómodo porque no puedes perder tu credencial de acceso.”
Portal web de gestión y análisis de la jornada laboral
El sistema de control de accesos y fichaje de Veridas incorpora también un portal web de gestión y análisis que está sincronizado con los terminales de acceso.
El sistema registra el horario de entrada y salida de los empleados y consta de paneles e informes muy completos que permiten tener toda la información a un golpe de vista.
Bildu Lan, a la vanguardia de la gestión de empleados
Esta solución se encuentra implantada desde septiembre de 2021, mejorando el día a día de los más de 50 empleados de Bildu Lan.
Gracias a la confianza depositada en Veridas, Bildu Lan ha logrado:
- Ofrecer una mejor experiencia de acceso a sus empleados más sencilla y cómoda
- Un control ágil, digitalizado y automático de la jornada laboral
- Cumplir con la normativa de fichaje en el trabajo
- Un incremento de la seguridad de sus instalaciones con la certeza sobre la identidad real de sus empleados
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